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村上社会保険労務士事務所
会社を元気にする社会保険労務士!! 迷う、悩むより先に相談を!!
12 | 2013/01 | 02
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仕事上のムダを無くする
ある会社で総務担当者が昨年12月に突然に退職してしまいました。引き継ぎなど全くありませんでした。それまで、人事労務関係の諸届はその人と私が一手に行い、責任者からも絶大な信頼を得ていた人なので、諸届の会社捺印もその担当者が行っていました。こんな状況で、前担当者がある日に突然に辞表を提出し出勤してこなくなったので、いまはその上司が代行しています。この上司は人事労務関係の諸届を退職した従業員に任せ放しにしていたので全く知りませんから私は全て一から教えなくてはならず大変です。
そんな中で、昨日は今年3月10日に60歳定年を迎える従業員が発生するので、60歳到達時賃金証明の書類を持参し説明しました。その説明の中でどこに会社の記名と捺印が必要で、どこに本人の署名が必要であるか、また添付資料として何を準備してもらわないといけないかを説明しました。当然に必要添付資料はメモに予めしてお渡ししました。
この説明をするときに、この上司は私の説明を聴きながら「フーン、なるほどネ」と言いながら聞くことに徹して(眺め続けて)おり、私の説明が終わっても暫らくは書類を眺めているだけでした。この一連の上司の動作と目の動きを見て、私は「この人、本当に理解しているのかナ?」と不安を感じていました。
こんな状況をこの上司の上司が見ていて、流石に「書類を眺めているだけでなく、会社が記名捺印すべき所は村上さんが見ている前で記名捺印し、本人の署名捺印が必要な所には付箋を貼っておき後日、本人の署名捺印をもらうようにしなさい」と注意しました。そこで、この上司は慌てて記名捺印をし始めたのですが、私は一安心しました。
こんな些細なことですが、ミスとモレが防げますし、書類捺印の時間も大いに削減されます。しかし、会社捺印をする際に印鑑が所定用紙から少しはみ出ているのに捺印しようとしていたので私が注意した処、「どこが悪いんです? チャント捺印くらいはできますよ!!」とこの上司は言い捺印したのですが、案の定、印鑑の一部がはみ出した状態で捺印してしまい、今度は「どこに捺印し直せばよいでしょうか?」と聞いてくる始末であったのには驚きました。
こんな上司だから前担当者が突然に退職した理由も「上司に呆れ返って、引き継ぎを断念した」のではないかと思います。
それはさておき、「仕事ができる人の手順」と「できない人の手順」は全く違います。この上司のように理解していないのにただ聴き流している(観るのではなく眺めている)だけの人と、理解しながら、もし理解は出来ないがどうしても必要であることならその場でやってしまう人の違いではないかと思います。昔しから「準備八割、実行二割」といって予めどんな準備をしておくかで仕事の効率や成果は違ってくると言われますが、この上司のように普段のモノの考え方、仕事に対する考え方ができていないとイザというときに足手まといとなってしまいます。
私は色々な会社で会社の業績を良くする方法の相談を受けますが、共通して「5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾け)の徹底」を指導します。これをやるだけで業績は向上し始めます。業績改善の具体的手法にもいろいろな方法がありますが、5Sという基本ができていなければどんな手法を導入しても永続きしないのです。これなども「普段のモノの考え方、仕事の仕方」の一部であると私は考えています。ムダな作業や動作を撲滅すれば仕事の効率は高まります。


テーマ:人事労務 - ジャンル:ビジネス



プロフィール

msr530706

Author:msr530706
社長を辞めて社会保険労務士になりました!!中小企業庁の認定支援機関にもなりました。
経営者の視点でアドバイスします。一人で迷う、悩むより先に相談を!!

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